Nowoczesne narzędzia kontroli wydatków firmowych

W efektywnym zarządzaniu firmą, niezależnie od jej wielkości, kluczowa jest precyzyjna kontrola wydatków. Nowoczesne narzędzia pozwalają przedsiębiorcom nie tylko na optymalizację kosztów, ale także na pełną transparentność i zwiększenie bezpieczeństwa finansowego.

Poniżej przedstawiamy, jak systemy flotowe – ze szczególnym uwzględnieniem kart paliwowych i monitoringu GPS oraz inne dostępne narzędzia rewolucjonizują zarządzanie firmowymi pojazdami.

Karty paliwowe – optymalizacja i uproszczenie rozliczeń

Karty flotowe to podstawowe narzędzie do zarządzania kosztami tankowania. Umożliwiają one bezgotówkowy zakup paliwa i innych produktów na szerokiej sieci stacji (takich jak ORLEN, BP, Shell, MOYA, AMIC – w sumie ponad 4000 stacji w Polsce).

Kluczowe funkcje kontrolne i finansowe kart paliwowych

• Rzeczywiste oszczędności – karty umożliwiają uzyskanie rabatów na każdym litrze paliwa, często uzależnionych od miesięcznych zakupów firmy. Dodatkowo, w niektórych ofertach (np. FLOTEX LIST PRICE dla stacji MOYA i AMIC) dostępna jest lista cen oparta na stawkach hurtowych, co pozwala „tankować taniej, nawet o kilkadziesiąt groszy na każdym litrze”.

• Faktura zbiorcza – to koniec z gromadzeniem pojedynczych paragonów. Cyklicznie (zazwyczaj co miesiąc) przedsiębiorca otrzymuje jedną fakturę zbiorczą, co znacząco ułatwia i porządkuje formalności związane z księgowością oraz rozliczaniem VAT (możliwość generowania numeru prefiksu faktury do płatności metodą split payment).

• System Pre-Paid (Przedpłacony) – karty działają w systemie przedpłaconym, co zapewnia pełną kontrolę nad środkami przeznaczonymi na zakupy. Dzięki temu nie są wymagane gwarancje bankowe, ubezpieczeniowe ani depozyty, co upraszcza procedurę.

• Limity i Elastyczność – przedsiębiorca może przydzielić każdej karcie indywidualne limity zakupów, zwane pakietami kartowymi. 

Panel klienta i historia transakcji czyli transparentność wydatków

Nowoczesne zarządzanie to dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Każdy zakup dokonany kartą paliwową jest rejestrowany w systemie.

Jak panel klienta wspiera kontrolę?

• Szczegółowa historia – system gromadzi i udostępnia online dane dotyczące: miejsca i czasu tankowania, ilości i rodzaju paliwa, numeru rejestracyjnego pojazdu oraz stanu licznika kilometrów (jeśli wybrano taką opcję).

• Raportowanie i analiza – dzięki dostępowi do Internetu, przedsiębiorca może przeglądać szczegółową historię transakcji, saldo rachunku oraz generować raporty, które można pobrać na firmowy dysk w celu dalszej analizy w arkuszu kalkulacyjnym.

• Cyfrowa archiwizacja – system faktury elektronicznej zapewnia archiwizację dokumentów (w wersji PDF) przez co najmniej 5 lat.

Monitoring GPS i Bezpieczna Flota – pełna kontrola pojazdów

Karty paliwowe mogą być integrowane z bardziej zaawansowanymi narzędziami, które dają pełną kontrolę nad firmową flotą – nawet jeśli liczy ona tylko kilka pojazdów.

• Bezpieczna Flota – to automatyczny system zapobiegania stratom paliwa i oszustwom. Moduł jest zintegrowany z szyną CAN w pojeździe i nie umknie mu żadna próba zatankowania pojazdu innego niż wskazany na karcie. Udostępnia realne dane o ilości zatankowanego paliwa, rejestruje stan licznika przy każdym tankowaniu i zapisuje lokalizację pojazdu podczas postojów.

• Monitoring GPS – rozszerzony pakiet monitoringu GPS oferuje wszystkie funkcje „Bezpiecznej Floty”, a dodatkowo:

  • Lokalizację pojazdów w czasie rzeczywistym.

  • Pełne archiwum tras i parametrów jazdy.

  • Zaawansowane raporty i statystyki przydatne w logistyce flotowej.

Oba te pakiety są już zintegrowane z Panelem Klienta, co pozwala na zarządzanie flotą z jednego miejsca.

Usługi dodatkowe – wygoda i efektywność czasu

Nowoczesne karty paliwowe to nie tylko płatność za paliwo. Integracja z aplikacjami mobilnymi i systemami zewnętrznymi zapewnia dodatkowe ułatwienia, które oszczędzają czas kierowców:

• Płatności przy dystrybutorze – usługi takie jak mFLOTA (dla kart Orlen), SmartPay (dla Shell Card) czy Moya Firma pozwalają na bezgotówkowe opłacenie tankowania bez konieczności wchodzenia do sklepu.

• Opłaty Parkingowe – użytkownicy niektórych kart (np. ORLEN FLOTA) mogą aktywować usługę mobiParking, dzięki której wygodnie opłacą postój w płatnych strefach parkingowych za pomocą smartfona. Wszystkie opłaty zebrane są na zbiorczej fakturze.

• Mapa Cen – dostęp do usługi informującej o aktualnych cenach paliw na stacjach, na których tankowali klienci, co umożliwia dodatkową optymalizację kosztów.

Inne narzędzia kontroli wydatków firmowych

Poza specjalistycznymi systemami flotowymi i kartami paliwowymi, współczesne firmy wykorzystują szereg zintegrowanych narzędzi cyfrowych, które automatyzują, monitorują i optymalizują wydatki w całej organizacji.

Platformy do zarządzania wydatkami (Expense Management Software)

Są to systemy służące do cyfrowej obsługi i rozliczania wszystkich wydatków pracowniczych, nie tylko tych związanych z samochodami.

• Automatyzacja procesów. Pracownicy robią zdjęcia paragonom za pomocą aplikacji mobilnej, a system automatycznie odczytuje dane (kwota, data, VAT) dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition).

• Weryfikacja zgodności (Compliance). Narzędzie wymusza przestrzeganie wewnętrznej polityki wydatkowej firmy (np. maksymalny limit na obiad, zakaz zakupu alkoholu) jeszcze przed złożeniem wniosku o zwrot lub użyciem karty.

• Wirtualne karty firmowe. Możliwość generowania jednorazowych lub cyklicznych wirtualnych kart płatniczych z precyzyjnie określonym limitem i przeznaczeniem (np. tylko na zakup licencji na oprogramowanie), co zapewnia kontrolę wydatków u źródła.

Systemy ERP i moduły budżetowania

Nowoczesne systemy ERP (Enterprise Resource Planning) zawierają zaawansowane moduły do planowania i kontroli budżetowej, które są integralną częścią zarządzania finansami.

• Budżetowanie w czasie rzeczywistym. Monitorowanie, jak rzeczywiste wydatki mają się do zaplanowanego budżetu na dany dział, projekt lub kategorię kosztową (np. marketing, IT), z natychmiastowym alertowaniem w przypadku przekroczenia limitu.

• Zautomatyzowane ścieżki zatwierdzania. Wprowadzenie wielopoziomowych akceptacji dla zamówień i faktur (tzw. Workflow), gdzie faktura o określonej wartości musi zostać zatwierdzona przez kierownika działu, a następnie przez dyrektora finansowego.

Narzędzia do zarządzania subskrypcjami (SaaS Management)

W erze cyfrowej, dużą pozycję kosztową stanowią stałe opłaty za oprogramowanie w modelu subskrypcyjnym (SaaS), które często są niekontrolowane (tzw. Shadow IT).

• Identyfikacja i centralizacja. Narzędzia te automatycznie skanują firmowe wyciągi bankowe i rejestrują wszystkie subskrypcje oprogramowania używanego w firmie.

• Optymalizacja. Umożliwiają identyfikację nieużywanych licencji (np. pracownik odszedł, a licencja nadal jest opłacana) oraz negocjację cen na podstawie skonsolidowanego wolumenu subskrypcji.

Cyfrowy obieg dokumentów i faktur (DMS / E-Invoicing)

Przejście na w pełni cyfrowy obieg faktur i dokumentów zakupowych eliminuje błędy ludzkie i opóźnienia, które generują koszty (np. kary za opóźnienia w płatnościach).

• Elektroniczny obieg faktur. Faktury (często w standardzie KSeF w Polsce) są natychmiast rejestrowane, sparowane z zamówieniem i automatycznie kierowane do odpowiednich osób odpowiedzialnych za akceptację i płatność.

• Analiza dostawców. Systemy te pozwalają na łatwe raportowanie i analizę wydatków w podziale na poszczególnych dostawców, co ułatwia negocjacje cen i identyfikację kosztownych umów.

Artykuł sponsorowany